Tema 10: El Otorgamiento y la autorización. Escuela notarial. Notaría de Nervión

Tema 10: El Otorgamiento y la autorización.

El Otorgamiento. Las reservas y advertencias legales. El archivo de datos personales. El consenti-miento de los otorgantes. La lectura. La autorización.

La última parte de la escritura es el otorgamiento que comprende:

1.- las reservas y advertencias legales que hace el notario a los interesados.

2.- el consentimiento de los otorgantes.

3.- la lectura del instrumento.

4.- la autorización.

I.- Las reservas y advertencias legales son informaciones que hace el notario a los otorgantes para que cumplan determinados requisitos posteriores o tenga en cuenta la existencia de determinas limita-ciones sobre los derechos adquiridos. Así podíamos reseñar la obligación de inscribir en los Registros Públicos, la de cumplir obligaciones fiscales, las limitaciones derivadas de las viviendas de protec-ción oficial o de espacios naturales protegidos, de la existencia de retractos legales y de otras limi-taciones que se deriven de la legislación específica que se refiera al derecho que se adquiera (uni-dades mínimas de cultivo, carácter indivisible de la parcela, excesos o defectos de cabidas, inmatri-culación de fincas).

En principio las reservas y advertencias legales se hacen de palabra y se hacen constar en el texto de la escritura con al expresión genérica “hago de palabra las reservas y advertencias legales”; sin embargo hay determinadas advertencias que es necesa-rio hacer de forma expresa en el texto de la escritura donde mejor encaje y no necesariamente en el otorgamiento. Así se pueden citar las siguientes:

a.- La de la prevalencia de la situación registral en el momento de la presentación de la escritura frente a la información registral presente en el otorgamiento. Esta advertencia se hace en el apartado de cargas dentro del expositivo.

b.- La advertencia que debe hacerse en toda escri-tura de capitulaciones matrimoniales que la modifi-cación del régimen económico del matrimonio no per-judicará los derechos adquiridos por terceros.

c.- la obligación de hacer constar en la escritura la negativa a facilitar los medios de pagos del precio o la no acreditación del NIF o de la referencia catastral.

d.- el sometimiento a determinadas consecuencias fiscales como es la afección real al pago de la cuota del IBI a que se refiere el art. 64 de la Ley de Haciendas Locales.

e.- hacer constar que el documento se ha redactado conforme a minuta y obedece a las condiciones gene-rales de la contratación

f.- en caso de representación no acreditada o insu-ficiente la advertencia de la necesaria ratificación o acreditación de la representación alegada. Indicación que se hace en la intervención.

Tema 9: La representación de las Sociedades Li-mitadas. Escuela notarial. Notaría de Nervión.

Tema 9: La representación de las sociedades limitadas. El administrador único, solidario y mancomunado. El Consejo de Administración. El Consejero Delegado. La certificación de los acuerdos sociales. La reseña de los datos personales del representante y de la sociedad representada. La adaptación de la sociedad a la ley de 23 de marzo de 1995 y la redenominación del capital social al euro. La acreditación de su representación. El juicio de suficiencia.

Cuando quien compra o vende o hipoteca no es un particular sino una sociedad u otro tipo de entidad (cooperativa, ayuntamiento, fundación, ect) hace falta que en la escritura intervenga un representante. Esto es lo que se conoce como representación orgánica. Nos ceñiremos ahora al supuesto más normal que es el de las sociedades limitadas.

En las sociedades limitadas el representante orgánico puede ser: el administrador único, el administrador solidario (que lo es junto con otros u otros que actúan indistintamente) los administradores mancomunados (que actúan conjuntamente y por tanto la firma es dual) y el consejo de administración (que actúa de forma colegiada, es decir a la sociedad la representa el consejo y el representante del consejo de administración es su Presidente). El Presidente tiene la representación del Consejo pero necesita para poder firmar el acuerdo del Consejo que le faculta para el acto de que se trate; este acuerdo de la sociedad lo expide el Secretario con el visto bueno del Presidente. El Consejo puede tener delegadas las facultades de representación en unos o varios Consejero-Delegados que actúan como si fueran administradores de la sociedad con las limitaciones que resulten de los estatutos. En líneas generales este sería el esquema de la representación de las sociedades limitadas. Añadir que las sociedades limitadas tienen que estar adaptadas a la Ley de 23 de marzo de 1995 y su capital social redenominado a euros (ya casi todas están adaptadas y pasado su capital a euros). Por último no olvidar que estos representantes orgánicos pueden otorgar poderes y estos apoderados ser por delegación representantes de la sociedad. También cabe la posibilidad que a una sociedad la represente otra sociedad.

En la escritura en la que intervenga una sociedad hay que relacionar además de los datos personales del representante (no es necesario hacer constar su estado civil ni su domicilio) los datos de la sociedad representada que son los siguientes:
Nombre de la sociedad, domicilio, escritura de constitución (fecha, notario autorizante y número de protocolo), escritura de adaptación en su caso, datos de inscripción en el Registro Mercantil (tomo, libro folio hoja), y CIF.
A continuación hay que reseñar la fuente de la representación (es decir la escritura de donde deriva la representación del compareciente, que puede ser la propia escritura de fundación, o una escritura posterior de elevación a público de acuerdos sociales por el que se nombra al compareciente re-presentante de la sociedad o se le renovó el car-go). Copia autorizada de esta escritura tiene que ser exhibida al notario, y este comprobar el nom-bramiento y aceptación del representante de la sociedad. La copia debe estar inscrita en el Registro Mercantil, pero si no lo está se consigna como pendiente de inscripción y el acto que signe el representante será inscribible, pues el nombramiento de los administradores surte efectos desde su acepta-ción. También puede decirse lo mismo de los apode-rados generales y especiales de obligatoria inscripción. Sólo hay un supuesto en que el representante si no tiene el cargo inscrito su nombramiento no produce ningún efecto, y es el del Consejero De-legado (art.249 de la LSC).

Una vez acreditada la existencia de la sociedad y la fuente de la representación, el notario debe expresar el juicio de suficiencia de la representación (lo que en otro lugar hemos llamado el bastan-teo) con relación al acto o contrato que se pretende firmar. Este juicio de suficiencia tiene que ser congruente, y no lo será si se dice que tiene facultades para cancelar hipotecar y lo que se está haciendo es vender una finca. El juicio de suficiencia por sí, por definción, salva la autocontratación, es decir el posible conflicto de intereses entre el representante y la entidad representada, pero para evitar equívocos es mejor añadirlo al juicio de suficiencia si se da el caso. (se diría considero suficienter la representación alegada con salvaguarda expresa de la autocontratación). Por último en cumplimiento de la legislación de prevención de blanqueo de capitales se debe hacer constar el objeto social y quiénes son los socios que tienen más de un veinticinco por ciento en el capital social, obligación que se hace constar bajo el epígrafe de identificación del titular real. Esta identificación del titular real puede hacer con remisión a un acta notarial o a una instancia privada para preservar así la salvaguarda de los datos personales, pero si representante de la sociedad no tiene inconveniente es méjor hacerlo constar en el cuerpo de la intervención en la propia escritura.  

A continuación va el modelo general de la representación de las sociedades limitadas:

Administradores solidario o único o mancomunado:

Tema 7: La reseña de la cláusula de arrendamiento en las fincas rusticas y urbanas. Los derechos de adquisición preferente arrendaticios. La unidad mínima de cultivo. El retracto de colindantes. Escuela notarial. Notaría de Nervión.

Nos limitaremos a reseñar las circunstancias que se deben reflejar en la escritura en el expositivo. Hay que distinguir si la finca es urbana o rústica.

A) En las fincas urbanas la libertad de arrendamientos es de obligada referencia en todo los documentos por los que se transmita la propiedad por título oneroso (quedan exceptuadas los títulos gratuitos como la herencia y la donación). La razón de esta referencia es que si la finca está arrendada tiene el arrendatario un derecho de adquisición preferente (derecho de tanteo y retracto urbano). Por tanto para evitar este derecho hay que decir que la finca está libre de arrendamientos, y si no lo está consignar los datos personales del inquilino.

El inquilino podrá renunciar a su derecho de adquisición preferente compareciendo en la misma escritura. Si no lo hace el notario deberá notificar por acta las condiciones de la transmisión para que pueda ejercitar su derecho de retracto en el plazo de treinta días.

La regulación de este derecho de adquisición preferente se encuentra en el artículo 25 de la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU).

Tema 5. Descripción de fincas: Reseña de datos registrales. Título de adquisición y Catastro. Escuela Notarial. Notaría de Nervión

I.- En los documentos sujetos a registro el notario hará la descripción de los bienes con la mayor exactitud posible, expresando las circunstancias que sean imprescindibles para realizar la inscripción. Estas circunstancias vienen determinadas en el artículo 51 del RH, que podemos reseñar de la forma siguiente:

1.- La naturaleza de la finca. En primer lugar se debe indicar si la finca es rústica o urbana, el nombre con las que las de su clase sean conocidas en la localidad, y en aquéllas, si se dedican a cultivo de secano o de regadío y, en su caso, la superficie aproximada destinada a uno y a otro.

Si se aporta cédula, certificación o licencia administrativa que lo acredite se hará constar, además, la calificación urbanística de la finca.

2.- La situación de las fincas rústicas se determinará expresando el término municipal, pago o partido o cualquier otro nombre con que sea conocido el lugar en que se hallaren; sus linderos por los cuatro puntos cardinales; la naturaleza de las fincas colindantes, la referencia catastral; y cualquier circunstancia que impida confundir con otra la finca que se inscriba, como el nombre propio si lo tuviere.

- La situación de las fincas urbanas se determinará expresando el término municipal y pueblo en que se hallaren; el nombre de la calle o sitio; el número si lo tuvieren, y los que hayan tenido antes; el nombre del edificio si fuere, conocido por alguno propio; sus linderos por la izquierda (entrando), derecha y fondo, la referencia catastral; y cualquier otra circunstancia que sirva para distinguir de otra la finca descrita. Esto no se opone a que las fincas urbanas cuyos linderos no pudieran determinarse en la forma expresada se designen por los cuatro puntos cardinales.

Tema 4. Supuestos de representación legal. Escuela notarial. Notaría de Nervión.

1.- Los padres son los representantes legales de los menores de edad. Esta representación, por regla general, les corresponde a los dos padres y se acredita:

a) POR NOTORIEDAD:

INTERVIENEN en representación de su hijo menor de edad:

DON *, de años de edad, soltero, estudiante y con la misma vecindad y domicilio que sus padres.

Con D.N.I/NIF. número *, vigente.

Ejercen esta representación como titulares conjuntos de la patria potestad lo que me consta por notoriedad.

b).- Justificación de la patria potestad: INTERVIENEN en representación de su hijo menor de edad:

DON *, de años de edad, soltero, estudiante y con la misma vecindad y domicilio que sus padres.

Con D.N.I./NIF número *, vigente.

Ejercen esta representación como titulares conjuntos de la patria potestad que acreditan con certificación de nacimiento del hijo que me entregan e incorporo a esta matriz.

Tema 3. La representación voluntaria. Escuela notarial. Notaria de Nervión.

Tema 3: LA REPRESENTACIÓN VOLUNTARIA:

A) La representación voluntaria es la que deriva de un poder. En la escritura al reflejar la representación hay que hacer constar tres puntos que no se pueden omitir:

1.- El “bastanteo notarial” de las facultades del representante. La representación puede ser juzgada como sufi-ciente por el notario sin necesidad de trascripción completa de facultades. Pero por exigencias de calificación registral es necesario una breve indicación de las facultades. No sería suficiente decir que tiene facultades para esta escritura, sino que hay que reseñar que tiene facultades expresa de comprar, vender o hipotecar con la salvaguarda en su caso del conflicto de intereses, o de la doble o múltiple representación.

2.- Que se ha exhibido la copia autorizada (no vale la simple ni el testimonio de copia).

3.- Y que se ha consultado la no revocación del poder en el archivo de revocación de poderes. Esta consulta ahora está transitoriamente sin efecto.

Tema 2: La Intervención. La identificación. Juicio de Capacidad y legitimación. Escuela notarial. Notaria de Nervión.

Tema 2: La Intervención. La identificación. Juicio de Capacidad y legi-timación..

La Intervención. La intervención cualificada y el carácter o finalidad de la intervención. La intervención de Autoridad. La identificación: Por conocimiento directo, por testigos, por la otra parte contratante, por do-cumentos de identidad, por cotejo de firma indubitada. Juicio de capaci-dad y legitimación.

III.- INTERVENCION.- Artículo 164 RN.

Es el concepto en que una persona interviene y puede ser en nombre propio o en representación de otra. La intervención por representación se estudia-rá en tema aparte.

La intervención en su propio nombre hay que matizarla añadiendo, por exigencia de la legislación sobre blanqueo de capital que la intervención es por cuenta propia.

1.- Interviene, sin intermediación de tercero, en su propio nombre y por cuenta propia.

2.- Interviene en representación de *.--------------

Puede añadirse el carácter de la intervención que hace referencia a una cualidad personal que tiene el que interviene (como tutor, como titulares de la patria potestad, como testigos),

También se hará constar el carácter con que intervienen los otorgantes que sólo comparezcan al efecto de completar la capacidad o de dar su autorización o consentimiento para el contrato (al efecto de completar la capacidad de su hijo emancipado, consentir el acto dispositivo de su esposo, etc.)

3.- Autoridad en función de su cargo. Interviene por razón de su cargo, cuyo ejercicio me consta por notoriedad. (por ejemplo El Alcalde).

IV.- IDENTIFICACION.

1.- Regla general.

Según el art. 187 del RN la identidad de las personas puede constar al no-tario de forma directa y en su defecto por los medios supletorios. La regla gene-ral es pues el conocimiento directo ( Lo conozco, Conozco a los señores com-parecientes, doy fe de conocer a los comparecientes).

2.- Los medios supletorios de identificación en defecto de conocimiento personal del notario son los siguientes según el art. 23 LN:

a.- La afirmación de dos testigos con capacidad civil, que conozcan al otorgante y sean conocidas del notario. (Me aseguro de la identidad de * por la afirmación de conocimiento hecha por * vecino de * provisto * y * vecino * pro-visto de * a quienes conozco y juzgo capaces, e idóneos según sus manifesta-ciones, y a quienes advierto de su responsabilidad).

Otra fórmula: Identifico a los comparecientes por sus reseñados Documen-tos Nacionales de Identidad que me exhiben, excepto a Do*, que no me exhibe su D.N.I., aunque sí un resguardo expedido por el Ministerio del Interior, por lo que comparecen en este acto, en calidad de testigos de conocimiento, don * y don *, mayores de edad, provistos de sus DD.NN.II./NN.II.FF. números * y *, a quienes conozco.

Los citados testigos me aseveran la identidad de Do *, a quien aseguran conocer.

Escuela notarial. Tema 1: Encabezamiento de escrituras y comparecencia. Notaria de Nervión.

Tema 1: Encabezamiento de escrituras y comparecencia:

I.- ENCABEZAMIENTO: El número de protocolo. La calificación del documento. Lugar y fecha de otorgamiento. Notario autorizante. Circunstancias personales: Nombre y apellidos. edad, estado civil, profesión, régimen económico matrimo-nial, domicilio, vecindad civil, nacionalidad, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal. Clases de comparecientes: Principales y Secundarios. La au-tocomparecencia.

1.- La primera línea es el número de protocolo en mayúsculas..

2.- La segunda línea es la clase de escritura o acta. Es lo que se llama la calificación del documento que tiene que hacerse de la forma más precisa y completa posible. (ESCRITURA DE COMPRAVENTA Y SUBROGACION EN PRESTAMO HIPOTECARIO Y AVAL). Si la escritura se hace con arreglo a minuta se puede añadir entre paréntesis y en minúsculas (redactada con arreglo a minuta facilitada por ....).

3.- La tercera línea es el lugar y la fecha. Si el documento se otorga fuera del despacho notarial se ha de indicar (en el domicilio del testador o del requirente). Añadir al lugar siempre la demarcación o residencia del notario autorizante. Además del día, mes y año es facultativo agregar otros datos cronológicos como la hora exacta, lo que por otra parte es obligatorio si el documento es un testamento.

“En Sevilla, mi residencia, a diez de marzo de dos mil seis.”

Si el documento se otorga fuera de la ciudad de residencia en otro municipio, se pondría.

“En Gines, a diez de marzo de dos mil seis.

Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía con demarcación en Sevilla, y por su libre elección,”

4.- La cuarta línea se refiere al notario autorizante con la fórmula tradicional Ante mí. (con acento) con indi-cación del colegio. Se pude añadir que el notario autorizante lo es por su libre elección. El nombre del notario no hace falta ponerlo en mayúscula.

“Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía, y por su libre elección”,

Si el documento se otorga por notario distinto del titular del protocolo

“Ante mí, *, Notario del Ilustre Co-legio de Andalucía como sustituto por imposibilidad accidental (o por licencia (o por incompatibilidad personal) del notario de esta capital don * y para su protocolo,-------------

II COMPARECENCIA: CIRCUNSTANCIAS PERSONALES

1.- NOMBRE Y APELLIDOS.

Es básico reseñar de forma exacta el nombre y los dos apellidos. Para evitar confusión sería conveniente en los nombres y apellidos compuestos su unión por guión, pero sólo en los nombres cuando el segundo nombre pueda confundirse con un apellido (por ejemplo José-Marcos Flores García es más claro así que sin guión, en los demás casos es incorrecto por ejemplo José-María).

Los extranjeros usan a veces un solo apellido. Las extranjeras casadas con españoles toman el apellido de su marido, pero sería mejor añadir su apellido de soltera (Elena Sánchez, de soltera Elena Rubestein).

Si el apellido o apellidos no fueran lo suficientemente individualizadores y pudieran motivar confusión con otra persona o parientes que se llamen igual, el art. 157 del RN dice que puede agregarse su filiación (José Sánchez Sánchez, hijo de Juan Sánchez y María Sánchez).

Es facultativo añadir al nombre y apellidos los títulos, honores o dignidades que tuviere la persona (Marqués de Castilleja, Alcalde, Párroco).

Si tiene un nombre distinto al usado habitualmente, lo correcto es poner los dos (Antonio López Martín, también conocido como Manuel López Martín). Pero el que debe constar primero es el que resulta del DNI.

Lo mismo sucede si el apellido, sobre todo si acaba en vocal, puede tener distinta nomenclatura en el DNI y en la documentación aportada (así Linero, Granado, Punta, se escriben otras veces como Lineros, Granados, Puntas) al escribirse en algunos casos con la letra ese al final: por lo que si hay esa ambivalencia, debe recogerse en la escritura diciendo Antonio Linero Campo, también conocido como Antonio Lineros Campos.

En caso de funcionarios públicos que intervengan por razón de su cargo bastará con consignar su nombre y apellidos sin necesidad de reseñar su estado civil y domicilio.

Para los apellidos extranjeros se debe transcribir el nombre y apellido de forma correcta, haciendo constar si también existen abreviaturas, traducciones o distintas formas de escribir el mismo. En cuanto a las mujeres, hacer constar siempre su apellido de nacimiento. No podemos ni debemos en este momento exigir la acreditación del mismo. Sólo lo haremos cuando se trate de vender y éste sea el único dato de identifica-ción concordante con su nombre anterior. En todo caso, a las mujeres extranjeras y por ésta singularidad de pérdida de apellido por matrimonio, es muy conveniente hacer constar en su comparecencia, EL LUGAR Y LA FECHA DE NACIMIENTO, ya que son datos que constan en sus documentos de identidad tanto presentes como futuros y añaden más individualidad a su persona.