LA APOSTILLA DE LA HAYA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

 

La Apostilla de La Haya es un proceso que garantiza la validez internacional de documentos públicos en los países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961. Este trámite es esencial para quienes necesitan utilizar documentos en el extranjero, como poderes notariales, certificados de nacimiento o títulos académicos.

 En España su regulación se encuentra en Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961. Este real decreto añade la novedad, asimismo, respecto al Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, de dar entrada a la Apostilla emitida en soporte electrónico, para los documentos públicos judiciales y administrativos, confiriéndole la misma validez que a la Apostilla emitida en soporte papel.

El 5 de octubre de 1961 se firmó en la Haya el Convenio por el que se suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos autorizados en el territorio de un Estado contratante y que debieran ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. El citado Convenio, que fue ratificado en España por Instrumento de 10 de abril de 1978 y entró en vigor para España el 25 de septiembre de 1978, configuró la Apostilla expedida por la autoridad competente del Estado del que dimanase el documento como la única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento ha actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento está revestido.

Cuando un documento se ha otorgado en el extranjero y se va a utilizar en España, la Legalización o Apostilla es el trámite que acredita que dicho documento tiene el carácter de documento público conforme a la legislación española, por haberse cumplido en su otorgamiento las formalidades exigidas en nuestro país. A la inversa cuando el documento se ha autorizado en España y se quiere que surta efectos en el extranjero la apostilla acredita su validez como documento público internacional.

La apostilla es un sello o certificación que valida la autenticidad de un documento público emitido en un país, para que sea reconocido en otro. Este procedimiento se rige por el Convenio de La Haya de 1961, del cual España forma parte. La apostilla simplifica el proceso de legalización de documentos entre países firmantes, evitando trámites burocráticos adicionales. El trámite si el documento se ha autorizado en España supone la certificación por el decano del Colegio Notarial o por los notarios en los que éste haya delegado al efecto, de la autenticidad de la firma y sello puestos en el documento.

La Apostilla que se usa para aquellos países que se han adherido al Convenio suscrito por determinados países en La Haya el 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros. España es parte de dicho Convenio desde su ratificación el día 21 de octubre de 1976. Si tu país no está adherido al Convenio, el proceso es más largo ya que entonces hay que acudir a la legalización por vía diplomática y el documento debe ser validado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país extranjero y luego por el Consulado de España.

Los Colegios Notariales son los encargados de legalizar la firma de los notarios y también ofrecen el servicio de apostilla. Puedes acudir a la sede del Colegio Notarial de tu provincia y solicitar el trámite de apostilla allí. Serán competentes para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de los documentos notariales los Decanos de los Colegios Notariales o quienes hagan sus veces reglamentariamente, así como aquellos otros Notarios en quiénes éstos deleguen, con independencia del lugar del territorio nacional en el que dicho documento hubiera sido emitido. Es importante llevar el documento original y una copia, así como abonar la tasa correspondiente. Las oficinas de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles también realizan el trámite de apostilla. Puedes acudir a la oficina más cercana a tu domicilio y presentar el documento que deseas apostillar. Al igual que en los Colegios Notariales, es necesario llevar el documento original y una copia, así como pagar la tasa correspondiente. También se puede realizar el trámite de apostilla fuera de España a través de una representación diplomática o consular española en el país donde te encuentres.

Es importante que si el documento no está en español para poder apostillarlo necesitarás una traducción oficial. Si necesitas una traducción del documento apostillado, debes acudir a un traductor jurado reconocido por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Este traductor certificará la veracidad de la traducción y la validez de la apostilla adjunta. No se puede apostillar fotocopias o copias simples sino sólo documentos originales con traducción jurada si está en idioma extranjero.

En general, se pueden apostillar documentos públicos emitidos por autoridades competentes, como: actas de nacimiento, matrimonio o defunción, títulos académicos y certificados de estudios, documentos notariales, poderes notariales o documentos administrativos emitidos por organismos públicos. Los documentos privados no podrán ser objeto de Apostilla o legalización única.

El tiempo de tramitación puede variar dependiendo de la carga de trabajo de cada Colegio Notarial u oficina de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles. En general, el proceso suele tardar entre 2 y 5 días hábiles. El coste del trámite de apostilla varía según el tipo de documento y la entidad donde se realice. En promedio, la tasa oscila entre 20 y 40 euros.

Entre los documentos más comunes que requieren la apostilla están los certificados de matrimonio, actas de nacimiento, testamentos y documentos notariales relacionados con transacciones legales. Para obtenerla, el documento debe ser emitido por una autoridad reconocida y presentado en el organismo competente. La apostilla no tiene fecha de caducidad. Una vez realizada, la apostilla será válida mientras el documento al que hace referencia siga siendo válido.

La legalización única o Apostilla, emitida tanto en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado, como mínimo, y expresará las menciones que se incluyen en el Anexo del presente real decreto. Las Apostillas emitidas en soporte papel se extenderán en el propio documento apostillado. Si se extendiera en documento separado, ésta quedará indubitadamente unida al documento apostillado. Las legalizaciones únicas o Apostillas de todos los documentos públicos, que se emitan tanto en soporte papel como electrónico, serán registradas y almacenadas en el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.